Bạn đã bao giờ in tài liệu từ Excel hoặc Google Sheets và nhận ra kết quả không như ý muốn? Lề bị lệch, dữ liệu không nằm gọn trong trang, hoặc định dạng bị xáo trộn – những sự cố như vậy có thể gây lãng phí thời gian và công sức. Để tránh những rắc rối không đáng có này, việc xem trước khi in là vô cùng cần thiết.
Trong bài viết này, GamemoiVN sẽ hướng dẫn bạn cách xem trước khi in trong Excel và Google Sheets một cách chi tiết và dễ hiểu nhất. Cùng tìm hiểu nhé!
I. Lợi Ích Của Việc Xem Trước Khi In
Xem trước khi in không chỉ đơn thuần là nhìn qua tài liệu trước khi gửi đến máy in. Thao tác đơn giản này mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp bạn:
- Phát hiện lỗi định dạng: Kiểm tra xem phông chữ, cỡ chữ, căn lề, màu sắc,… đã được áp dụng chính xác chưa.
- Kiểm tra bố cục trang: Đảm bảo dữ liệu được sắp xếp hợp lý, không bị cắt xén, lề trang vừa vặn, các trang in liên tục.
- Tiết kiệm thời gian và giấy: Bạn sẽ không phải in đi in lại nhiều lần để sửa lỗi, từ đó tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.
II. Cách Xem Trước Khi In Trong Excel
1. Đối với Excel 2010, 2013, 2016, 2019
Bước 1: Mở file Excel cần in.
Bước 2: Chọn thẻ File trên thanh công cụ.
Chọn thẻ file
Bước 3: Chọn mục Print. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + F2 để mở nhanh chế độ xem trước.
Chọn thẻ file
Bước 4: Giao diện xem trước hiển thị ở bên phải màn hình.
2. Đối với Excel 2007
Bước 1: Mở file Excel 2007 cần xem trước.
Bước 2: Click vào nút Microsoft Button (biểu tượng Office) ở góc trên bên trái.
Bước 3: Chọn mũi tên ở mục Print > Chọn Print Preview.
Bước 4: Giao diện xem trước hiển thị. Bạn có thể sử dụng các lệnh trên thanh Ribbon để thao tác như in, chỉnh sửa thiết lập trang, phóng to, thu nhỏ, xem các trang kế tiếp,…
III. Cách Xem Trước Khi In Trong Google Sheets
Bước 1: Mở trang tính Google Sheets cần in.
Bước 2: Nhấn vào mục Print (biểu tượng máy in) trên thanh công cụ.
Chọn thẻ file
Bước 3: Giao diện xem trước hiển thị ở bên trái màn hình.
Lời Kết
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách xem trước khi in trong Excel và Google Sheets. Hãy áp dụng ngay để có được bản in hoàn hảo như ý muốn nhé!
