Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả, bảo mật và linh hoạt cho doanh nghiệp? SharePoint có thể chính là câu trả lời bạn đang tìm kiếm. Bài viết này sẽ giải đáp SharePoint là gì, những tính năng nổi bật và lợi ích mà nó mang lại, giúp bạn hiểu rõ hơn về nền tảng quản lý tài liệu hàng đầu này.
Microsoft SharePoint: Định nghĩa và lịch sử phát triển
Bạn đã bao giờ nghe đến SharePoint nhưng chưa thực sự hiểu rõ về nó? SharePoint là một nền tảng ứng dụng web, được Microsoft ra mắt lần đầu vào năm 2001. Nó tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, hỗ trợ mạnh mẽ cho việc xây dựng và phát triển ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, từ cổng thông tin (Portal), cộng tác (Collaboration), tìm kiếm (Search), quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management) đến kinh doanh thông minh (Business intelligence) và quản lý quy trình nghiệp vụ (Business process management). SharePoint còn hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp phát triển ứng dụng trên Internet, Intranet và Extranet.
SharePoint: Nền tảng quản lý tài liệu toàn diện
Dưới đây là bảng tóm tắt lịch sử phát triển của SharePoint qua các phiên bản:
| Năm | Đặc điểm của phiên bản |
|---|---|
| 2001 | Cộng tác với Frontpage, Server Extension và Teams, tập trung vào cổng portal, tìm kiếm và quản lý tài liệu. |
| 2003 | Kết hợp tìm kiếm, lập chỉ mục (indexing), query language Microsoft Index server và WSS Windows SharePoint Services SharePoint. |
| 2007 | Tính năng xuất bản và quản lý nội dung web với các phiên bản tích hợp. |
| 2010 | Giải pháp kinh doanh giàu tính năng, bao gồm quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, tích hợp Microsoft Office, Global metadata, báo cáo, mạng xã hội, phân loại và quản lý nội dung web. Đặt tên là SharePoint Foundation. |
| 2013 | Mở rộng tính năng và phát hành SharePoint Online dựa trên SharePoint Server 2013. |
| 2016 | Kết hợp Office 365 và SharePoint Online, giới thiệu SharePoint Hybrid (kết hợp SharePoint on-premise và SharePoint online). |
| 2019 | Trải nghiệm hiện đại, hỗ trợ chia sẻ, truy cập nội dung, thông tin, dữ liệu, địa điểm và thời gian mà không ảnh hưởng đến tính bảo mật, tuân thủ hoặc cộng tác. |
Các sản phẩm và công nghệ SharePoint phổ biến
SharePoint cung cấp đa dạng các sản phẩm và công nghệ, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng người dùng:
- SharePoint Online: Phiên bản dựa trên đám mây, là một phần của Microsoft 365, truy cập qua trình duyệt web hoặc ứng dụng, cập nhật tự động.
SharePoint Online: Giải pháp trên nền tảng đám mây tiện lợi
- SharePoint Server: Triển khai và quản lý tại chỗ, tích hợp với PowerApps, Power BI,…
SharePoint Server: Tối ưu cho triển khai tại chỗ
- SharePoint Foundation: Miễn phí, cung cấp các tính năng cơ bản, độ an toàn cao, dễ quản lý.
SharePoint Foundation: Lựa chọn miễn phí, an toàn và dễ quản lý
- SharePoint Designer 2013: Chương trình miễn phí, xây dựng giải pháp hỗ trợ công việc, chỉnh sửa nội dung ngoài.
SharePoint Designer 2013: Công cụ hỗ trợ thiết kế và chỉnh sửa
- OneDrive for Business Sync: Đồng bộ tài liệu từ site nhóm hoặc OneDrive for Business vào máy tính.
Đồng bộ hóa OneDrive for BusinessOneDrive for Business Sync: Đồng bộ tài liệu dễ dàng
Lợi ích khi sử dụng SharePoint
SharePoint mang lại nhiều lợi ích cho các đối tượng người dùng khác nhau:
- Người dùng thông thường: Tạo bảng biểu, lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin,… một cách dễ dàng.
Người dùng thông thườngSharePoint hỗ trợ người dùng thông thường trong công việc hàng ngày
- Lập trình viên: Tùy chỉnh, mở rộng và phát triển các tính năng mới.
Lập trình viênSharePoint: Nền tảng lý tưởng cho lập trình viên
- Chuyên viên quản trị CNTT: Triển khai nền tảng web thống nhất, tạo lập và duy trì ứng dụng web.
Chuyên viên quản trị CNTTSharePoint hỗ trợ chuyên viên quản trị CNTT xây dựng hệ thống hiệu quả
Tính năng vượt trội của SharePoint
- Bảo mật cao: Đầu tư 1 tỷ USD/năm cho bảo mật, tích hợp nhiều tính năng bảo mật.
Bảo mật caoSharePoint: Ưu tiên hàng đầu về bảo mật
- Phối hợp nghiệp vụ hiệu quả: Kết hợp với các dịch vụ khác của Office 365, tạo không gian làm việc ảo.
Phối hợp nghiệp vụSharePoint: Nâng cao hiệu quả phối hợp công việc
- Linh hoạt: Tiết kiệm thời gian và công sức, theo dõi trạng thái tài liệu, thu thập chữ ký, thông báo thay đổi nội dung.
SharePoint: Giải pháp linh hoạt cho mọi doanh nghiệp
So sánh SharePoint Online và SharePoint Server
| Điểm khác biệt | SharePoint Server | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Triển khai | Doanh nghiệp | Microsoft |
| Cập nhật | Doanh nghiệp | Microsoft |
| Tính khả dụng | Doanh nghiệp quản lý | Microsoft quản lý (99.9%) |
| Sao lưu | Doanh nghiệp | Microsoft |
| Người dùng ngoài | Yêu cầu cơ sở hạ tầng | Tích hợp sẵn |
| Khả năng mở rộng | Doanh nghiệp | Microsoft |
| Quản lý | Central Administration và PowerShell | SharePoint Admin Center và PowerShell |
Câu hỏi thường gặp về SharePoint
Ai nên sử dụng SharePoint?
SharePoint phù hợp với nhiều đối tượng, từ các công ty công nghệ, lập trình viên đến người dùng thông thường với nhu cầu cơ bản. Mỗi đối tượng sẽ sử dụng các tính năng và phiên bản SharePoint khác nhau tùy theo nhu cầu cụ thể.
Ai nên sử dụng SharePoint?SharePoint: Phù hợp với nhiều đối tượng người dùng
Lợi ích của việc biết sử dụng SharePoint?
Kỹ năng sử dụng SharePoint là một lợi thế lớn khi xin việc trong lĩnh vực CNTT, giúp bạn tiếp cận xu hướng công nghệ mới và nâng cao kỹ năng mềm, kiến thức chuyên môn.
Lợi ích sử dụng SharePointBiết sử dụng SharePoint: Lợi thế cạnh tranh trong ngành CNTT
Có thể tùy chỉnh SharePoint không?
SharePoint rất linh hoạt, cho phép tùy chỉnh giao diện (màu sắc, phông chữ,…) và chức năng (Microsoft Flow, tiện ích mở rộng,…) để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Tùy chỉnh SharePointSharePoint: Khả năng tùy chỉnh linh hoạt
Kết luận
SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu mạnh mẽ, đa năng và bảo mật. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về SharePoint và những lợi ích mà nó mang lại. Hãy khám phá và trải nghiệm SharePoint để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp của bạn!
