Trong cuộc chiến giữa bộ não và những “phường thư ký số”, tôi học được rằng đôi khi vinh quang thuộc về kẻ nhẹ nhàng hơn. Ứng dụng năng suất (ứng dụng productivity) lớn, đa năng tưởng như là chiếc cỗ máy toàn năng, nhưng chính sự phong phú ấy lại biến họ thành mê cung — khiến người dùng mệt mỏi, chán nản và cuối cùng là… bất động. Tôi đã thử nhiều phần mềm để cải thiện quy trình làm việc, nhưng chỉ khi chuyển sang các ứng dụng nhỏ, tập trung, tôi mới thấy sự khác biệt rõ rệt cho bộ não đã cháy sém bởi mưa deadline và quên quải thường xuyên.
Ứng dụng “tất cả trong một” không phải dành cho mọi người
Chúng quá tải với tôi
Trong vài tháng qua, tôi lân la thử nghiệm đủ loại phần mềm quản lý kiến thức cá nhân, ghi chú và quản lý tác vụ. Từ những trang Notion được gọt giũa thành các bảng theo dõi thuốc men cho đến Obsidian lưu giữ các mốc thành tích trong trò chơi yêu thích, các công cụ ấy đều có chỗ đứng trong đời tôi. Tuy nhiên, mỗi khi tôi muốn mở rộng việc sử dụng — thêm templates, đồng bộ, thiết lập phức tạp — thì cảm giác choáng ngợp lại kéo đến. Kết quả là tôi né tránh dùng chúng mỗi ngày, và mục đích ban đầu — khiến cuộc sống rõ ràng hơn — bị phản thầy.
Không phải là chúng vô dụng; trái lại, chính nhờ Notion tôi mới tạo được trang theo dõi thuốc và hồ sơ sức khỏe cho mèo, còn Obsidian giúp lưu các mục tiêu trong game. Nhưng khi cần một giải pháp dễ dùng, ít thiết lập, tôi lại quay về những ứng dụng nhẹ nhàng hơn. Các ứng dụng tối ưu cho di động cũng có lợi thế bám rễ sâu hơn vào thói quen hằng ngày của tôi.
Ứng dụng tập trung mang lại cảm giác kiểm soát hơn
Phân chia nhiệm vụ giúp năng suất ổn định
Từ khi tôi bắt đầu tách bạch các loại công việc vào từng ứng dụng chuyên biệt, mọi thứ bớt lộn xộn. Ví dụ, dù đã dùng TickTick nhiều năm để quản lý thời gian cá nhân, tôi vẫn gặp khó trong việc theo kịp các công việc nhà và nhiệm vụ cá nhân. Vì vậy, Donetick đã trở thành một ứng dụng thiết yếu — ban đầu chỉ là tò mò, sau đó là cứu cánh cho các “việc nhà” rải rác trong lịch trình.
Giao diện Donetick trên điện thoại, ứng dụng nhỏ gọn quản lý việc nhà và tác vụ cá nhân
Trong khi đó, lịch Notion, dù đẹp đẽ, lại bị lấn át bởi hàng loạt nội dung trên dashboard, khiến tôi quay về Google Calendar để đảm bảo không quên sinh nhật hay cuộc họp quan trọng — một thí dụ nhỏ cho thấy: công cụ đúng là phải phục vụ trí nhớ của ta, không phải đòi hỏi trí nhớ của ta phục vụ nó.
Ghi chú vẫn là mảng tôi tìm lời giải. Hệ thống hiện tại của tôi rải rác giữa Obsidian và Notion, còn Google Keep thì hơi hỗn độn. Tôi đang cân nhắc RwMarkable (nay là Jotty) vì ấn tượng tốt với dịch vụ tự lưu trữ của họ về ghi chú và checklist. Ngoài ra, tôi thử một số ứng dụng Android chuyên cho từng việc: theo dõi thuốc, tưới cây, lưu công thức nấu ăn và bài tập di động — mỗi ứng dụng như một dụng cụ được mài sắc cho mục tiêu riêng.
Về lưu trữ tài liệu, tôi cũng chia loại rõ ràng: Paperless-ngx làm ngăn kéo số cho những giấy tờ cần lưu như đơn thuốc, còn Immich chuyên cho ảnh. Nextcloud có vẻ toàn diện nhưng lại rơi vào cái bẫy của quá nhiều tính năng — và với tôi, nhiều tính năng đôi khi đồng nghĩa với nhiều gánh nặng.
Đôi khi, đơn giản vượt trội
Phù hợp hay không tùy thuộc con người
Tôi lo ngại rằng quá nhiều ứng dụng lại khiến mình quay về trạng thái bị quá tải. Tuy nhiên, việc phân mảnh rõ ràng nhiệm vụ — mỗi app một vai — giúp tôi dễ quản lý hơn và thuận tiện chuyển đổi khi cần. Nhiều nhà phát triển rút gọn tính năng để kiếm lời, hoặc thậm chí khai tử dịch vụ; khi đó, giữ dữ liệu tách bạch giúp việc di cư sang nền tảng khác bớt đau đớn. Các tính năng AI mà tôi không dùng còn đẩy giá lên cao — một lý do nữa để cân nhắc các giải pháp gọn nhẹ, thậm chí là mã nguồn mở.
Giao diện RwMarkable (Jotty) trên màn hình laptop, ứng dụng ghi chú tập trung và khả năng tự lưu trữ
Có lẽ khi tôi bớt mệt mỏi hơn, sẽ có chỗ cho các bộ công cụ toàn diện quay lại cuộc sống. Nhưng hiện tại, việc phân định rõ ràng mỗi app đảm nhận điều gì đã cho tôi một hơi thở, để tiếp tục giữ nhịp công việc và cuộc sống.
Kết luận — Thử nghiệm, chọn lọc, rồi quyết định
Tóm lại, nếu bạn thấy mình bị vỡ sân bởi những ứng dụng “to lớn và đầy hứa hẹn”, hãy thử chia nhỏ trách nhiệm: một app cho việc nhà, một app cho lịch, một app cho ghi chú, một app cho ảnh, v.v. Việc dùng các ứng dụng tập trung không phải là câu trả lời duy nhất, nhưng với tôi nó là liệu pháp giúp lấy lại sự kiểm soát. Self-hosting có thể hữu ích với một số người, song không phải ai cũng tiện hay cần làm vậy — thử các ứng dụng mã nguồn mở vẫn là phương án đáng cân nhắc.
Bạn đã sẵn sàng thử vài ứng dụng nhỏ gọn để xem có hợp với mình không? Hãy chia sẻ trải nghiệm và app bạn thấy hữu ích nhất ở phần bình luận — cộng đồng game thủ và nhà quản lý thời gian của chúng ta sẽ cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu.
